Uma velha canção dos Talk Talk dizia “life´s what you make it” e do tempo poderemos dizer quase o mesmo.
Se é daquele(a)s que sente que o ano novo começa em Setembro, junte-se ao clube.
Acontece-lhe tomar decisões cheias de convicção para fazer tudo melhor na rentrée? E, eventualmente até, ir comprar material de escritório novo e reluzente para firmar os pactos consigo mesmo(a) com alegria e entusiasmo?
Pois eis-nos nesse momento.
A gestão do tempo é um clássico da vida moderna.
Nesta newsletter, não vamos dar-lhe regras celebrizadas nem dicas prontas-a-usar.
Vamos apenas tentar tornar os seus dias mais cheios… de significado.
Muitas vezes, abordamos a gestão do tempo duma perspectiva limitada: bloqueamos tarefas no calendário e seguimos o relógio rigorosamente.
Abbie J. Ship confessa, num artigo para a Harvard Business Publishing Education: “Com base em investigações para melhorar a gestão do tempo, procurei seguir as práticas recomendadas, como começar o dia com os trabalhos mais importantes. Bloqueei o tempo para diversas tarefas, agendando a escrita para de manhã e as reuniões para a tarde. Utilizei a técnica Pomodoro para focar-me, alternando 25 minutos por tarefa com cinco minutos de intervalo. E fiz várias auditorias de tempo, para comparar como estava a gastar o meu tempo e como deveria realmente gastá-lo. Todos os dias da semana, a minha agenda era programada ao minuto, sem perda de tempo.”
Porém, subitamente a sua criatividade estancou, obrigando-a a perceber que a obsessão com o controlo e a gestão do seu tempo estavam a fazer mais mal do que bem ao seu desempenho profissional.
Como gestora e formadora, já tentei, também, vários remédios para procurar disciplinar a minha produtividade e a das equipas.
Mas, como os trabalhos são cada vez menos linhas-de-montagem e mais solicitações de improviso e flexibilidade, com rotinas em perpétuo desarranjo, só uma pequena parte da gestão de tempo pode ser ensinada. A outra parte precisa de ser vivida, testada e questionada.
E, como em tudo na vida, gosto de fazer esta pergunta: queres ter razão, ou queres que resulte?
Pode ser muito cómodo riscar pequeninas tarefas embrutecedoras da “to do” list e sentir que se fez muitíssimo.
Mas, a menos que o seu estado de envolvimento com o seu trabalho já esteja para lá da salvação, tenha coragem para perguntar:
Aquilo que fez serviu os seus maiores objectivos? Enquadrou-se na “big picture” do que deseja para a sua vida? Contribuiu para o crescimento da sua organização?
Imagine um dia em que se deixa levar por um estado de “fluxo”, em fica totalmente absorvido(a) pelo que está a fazer, esquecendo-se do tempo a passar. Termina quando sente a missão cumprida – seja antes ou depois do que o relógio lhe impõe. E sente realização por isso!
Trabalhar ao ritmo dos acontecimentos e dos desafios, mais do que do relógio de ponto e de uma sequência rígida de afazeres, permite aproveitar os benefícios da divagação mental ocasional. A divagação mental pode ser valiosa quando precisamos de soluções novas e criativas – que são cada vez mais importantes na indústria do conhecimento. Dado que o estado de “fluxo” oferece a liberdade de pensar de uma forma divergente e aberta, pode encontrar mais frequentemente os momentos “eureka” que uma visão excessivamente programada da gestão do tempo elimina.
Muitos prazos que considera “reais” são , na verdade, datas socialmente construídas para planear o trabalho de alguém e sincronizá-lo com o dos outros. A conclusão de uma tarefa até uma determinada data, ou a resposta a um pedido dentro de um determinado prazo, é muitas vezes motivada por prazos arbitrários e que estrangulam a sua espontaneidade.
Dedicar-se a actividades que se enquadram com as suas motivações, como desenvolver um novo curso de formação ou escrever um caso de estudo, é muito mais interessante do que realizar tarefas rotineiras como elaborar mapas de férias ou preencher papelada. Embora ambos os tipos de tarefas sejam necessários, o primeiro inspira, enquanto o segundo consome energia.
Experimente planear o seu dia de forma a dar prioridade às tarefas mais significativas quando a sua energia estiver no auge, deixando as tarefas menos importantes para momentos de menor disposição ou entre reuniões.
Comece devagar, gira a sua liberdade quando não tiver ninguém a espreitar por cima do ombro e deixe cair a culpa do “fazer menos” em prol do “fazer melhor”.
Dá para negociar com o chefe – ou consigo mesmo(a)? Se sim, faça-o.
E quando precisar de reforços para fazê-lo: