Como é que garantimos que os nossos e-mails são lidos e compreendidos – e não acabam na pasta de Spam, a partilhar uma cela com um alegado Príncipe da Nigéria?
O correio electrónico traz consigo subtilezas que o correio tradicional não tem. Entre esquemas em pirâmide, promessas de alargamento peniano e apresentações de PowerPoint repletas de gatinhos, a vasta maioria dos e-mails que recebemos acaba por ir direitinha para o lixo – o que não convém nada quando queremos promover os nossos serviços. Vamos já tratar disso!
Isto é Assunto

O Assunto é o título do seu e-mail e, como todos os títulos, requer alguma consideração.
- E-mails sem assunto têm maior probabilidade de ir para Spam ou ser ignorados por quem os recebe.
- Assuntos vagos como “Documento”, “Material” ou “Lista” não ajudam o leitor a perceber de que se trata. Provocam menos vontade de abrir e muitas dificuldades de pesquisa, quando for preciso localizá-los. Prefira “Envio de contrato de aluguer para a Rosa Flor”, “Resultados trimestrais da campanha Produto Lindo” ou “Data para o evento de Team Building: 16 Jun 23”. Específico, esclarecedor, directo ao assunto!
- O uso de LETRAS MAIÚSCULAS NO ASSUNTO é agressivo e passa de si pelo menos uma destas duas imagens: vagamente malcriado(a) e/ou analfabeto(a) funcional. Porém, se o tema for muito premente, pode (a título excepcional) escrever algo como “URGENTE: envio de material para a gráfica”.
Pela sua saúde, Saúde

Sabemos que são tempos apressados. Mas isso não faz com que saia de cuecas para a rua ou se esqueça de lavar as mãos depois de ir à casa de banho, pois não?
Então, quando iniciar uma conversa por e-mail, seja cordial.
- Bom dia, #Nome,
- Bom dia, caro #Nome,
- Cara #Nome,
- Bom dia a todos,
são fórmulas que não falham. Não se esqueça das vírgulas – exactamente estas.
Quer pontos extra? Diga algo simpático logo a seguir.
- Como está?
- Como tem passado?
- Desejo que esteja bem.
- Espero que esteja bem, desde a nossa última conversa.
Use esta frase de aquecimento apenas no início do diálogo. Não repita em todos os e-mails, ok? Nem diga todos os dias a mesma coisa. Faça como se fosse o sal no tempero: q.b.
Que ganho eu com isso?

O que lhe agradaria mais ler no início de um e-mail?
enviar info asap para o chefe
OU
Trago-lhe boas notícias! O Chefe aprovou o orçamento.
Pode enviar o documento do planeamento até às 18h de amanhã?
Obrigada.
Se começar o e-mail com algo que seja claramente sobre a pessoa que vai ler, fazendo-a sentir-se bem, mais facilmente verá o seu pedido respondido. Além disso, reparou no pormenor da instrução muito clara sobre o que fazer e até quando?
Vá treinando e conte-nos os seus sucessos! Voltaremos a este tema no próximo mês.
Até lá: