Como organizar um Evento Online?
Tempos de mudança como os que vivemos pedem criatividade e os eventos empresariais que organiza não são excepção.
Queremos que tenha sucesso nos seus eventos online e, por isso, vamos partilhar dicas que vão ajudar desde o planeamento até ao pós evento, para que nada lhe escape.
Agora já não tem desculpa para não ser um mestre na organização de eventos online!.
Passos a seguir para organizar o seu Evento Online:
1. Crie um formulário de inscrição
Elabore um formulário curto e completo que recolha todas as informações necessárias e exclua as perguntas que não sejam cruciais. Este formulário deve ser criado ou disponibilizado online, por exemplo, no Google Forms, no Zoho Forms, no Mailchimp ou numa plataforma similar.
2. Divulgue
Comunique cedo e antes da data do evento. Deve iniciar a divulgação entre 1 mês a 2 semanas antes do início do evento. Certifique-se de que inclui todas as instruções para os participantes poderem entrar no evento online. A nossa sugestão é que divulgue o seu evento através do seu website, nas newsletters, nas suas redes sociais, e que envie de press releases aos media.
3. Defina a duração
Por norma, um evento online dura até 1 hora. Lembre-se de que os participantes estarão em frente ao seu computador ou smartphone, num ambiente cheio de distracções. Se necessário, divida o evento em várias sessões.
4. Faça ensaios
Planeie sessões com os seus colaboradores para testar a tecnologia, funções, discurso, acesso à internet, etc.
5. Estipule mediadores
O orador não deve moderar, para evitar distracções e atrasos. Os moderadores deverão ser capazes de activar e desactivar microfones, câmaras, responder às perguntas, resolver problemas e ajudar no decurso do evento.
6. Configure as entradas no evento
Estas deverão ser silenciosas, ou seja, certifique-se de que os participantes não activos não perturbam o decorrer do evento.
7. Chegue cedo
Entre no evento online cerca de 30 minutos antes do início para rever o plano, testar e corrigir eventuais problemas técnicos.
8. Grave o evento
Posteriormente poderá disponibilizá-lo online e alcançar muito mais pessoas.
9. Faça um breve tutorial
No início do evento, informe os participantes de que ferramentas irá utilizar e que ferramentas podem os participantes utilizar durante a sessão.
10. Evite conteúdo “morto”
Evite os slides cheios de texto, pois podem roubar a atenção do que o orador está a dizer.
11. Impulsione a interacção
A interacção com o público aumenta o interesse, por isso torne-a regular e diversa, com perguntas, desafios e convites ao debate.
12. Optimize a sua imagem
Certifique-se de que a iluminação é clara e que não cria sombras no rosto. O fundo deve ser atractivo, mas não distrair a atenção do orador
13. Defina um comentário final e apele à acção
Conclua a apresentação dos oradores após a secção de perguntas e respostas e aproveite para anunciar próximos eventos e informações de contacto.
14. Certifique-se de que acompanha os participantes
Após o evento, prepare um email para enviar aos participantes onde: repete o apelo à acção, fornece o link para a gravação dos eventos, outros recursos informativos e uma breve resposta com base nas perguntas recebidas durante o evento.
15. Aplique inquéritos de satisfação
Crie e aplique-os logo a seguir ao evento, para receber o feedback dos participantes. Assim transmite uma imagem de profissionalismo e pode aproveitar para convidar os participantes a continuar em contacto consigo.
Aplicações gratuitas para o seu Evento Online:
Há uma vasta gama de plataformas online que tornam o seu evento online possível. Partilhamos consigo as principais aplicações digitais (gratuitas).
A plataforma Zoom permite chamadas até 40 minutos e com um limite de 100 pessoas por reunião.
O Google Meet comporta funcionalidades como a possibilidade de compartilhamento de tela e o recurso de gravação da conferência. A plataforma estende o máximo para 100 ou 250 pessoas em uma chamada.
O Microsoft Teams é a solução de videoconferência que integra o pacote de ferramentas corporativas da Microsoft, o Office 365. Possui capacidade até 10 mil participantes e a partir da partilha de um link, todos os participantes conseguem obter o acesso à videoconferência.
Já escolheu a sua preferida?
A Nossa Experiência:
Na Querer Além, temos organizado e participado em vários eventos online (ex: webinars “Reinvent”; “Comércio Online, Oportunidades e Desafios”; “Mapeamento de Processos de Negócio”; “Estratégias para o Sucesso Empresarial – Como superar o COVID-19“; e a formação “Comércio Online”).
Temos gosto e experiência nesta área e estamos disponíveis para ajudar a organizar o SEU evento online.
