Passos a seguir para a organização do seu evento online:

  1. Crie um formulário de inscrição – elabore um formulário curto e completo que recolha todas as informações necessárias e exclua as perguntas que não sejam cruciais. Este formulário deve ser criado ou disponibilizado online, por exemplo, no Google Forms, no Zoho Forms, no Mailchimp ou numa plataforma similar.
  2. Divulgue – comunique cedo e antes da data do evento. deve iniciar a divulgação entre 1 mês a 2 semanas antes do início do evento. Certifique-se de que inclui todas as instruções para os participantes poderem entrar no evento virtual. A nossa sugestão é que divulgue o seu evento através do seu website, nas newsletters, nas suas redes sociais, e que envie de press releases aos media.
  3. Defina a duração – por norma, um evento online dura até 1 hora. Lembre-se de que os participantes estarão em frente ao seu computador ou smartphone, num ambiente cheio de distracções. Se necessário, divida o evento em várias sessões.
  4. Faça ensaios – planeie sessões com os seus colaboradores para testar a tecnologia, funções, discurso, acesso à internet, etc.
  5. Estipule mediadores – o orador não deve moderar, para evitar distracções e atrasos. Os moderadores deverão ser capazes de activar e desactivar microfones, câmaras, responder às perguntas, resolver problemas e ajudar no decurso do evento.
  6. Configure as entradas no evento – estas deverão ser silenciosas, ou seja, certifique-se de que os participantes não activos não perturbam o decorrer do evento.
  7. Chegue cedo – entre no evento virtual cerca de 30 minutos antes do início para rever o plano, testar e corrigir eventuais problemas técnicos.
  8. Grave o evento – posteriormente poderá disponibilizá-lo online e alcançar muito mais pessoas.
  9. Faça um breve tutorial – no início do evento, informe os participantes de que ferramentas irá utilizar e que ferramentas podem os participantes utilizar durante a sessão.
  10. Evite conteúdo “morto” – evite os slides cheios de texto, pois podem roubar a atenção do que o orador está a dizer.
  11. Impulsione a interacção – a interacção com o público aumenta o interesse, por isso torne-a regular e diversa, com perguntas, desafios e convites ao debate.
  12. Optimize a sua imagem – certifique-se de que a iluminação é clara e que não cria sombras no rosto. O fundo deve ser atractivo, mas não distrair a atenção do orador
  13. Defina um comentário final e apele à acção – conclua a apresentação dos oradores, após a secção de perguntas e respostas e aproveite para anunciar próximos eventos e informações de contacto.
  14. Certifique-se de que acompanha os participantes – após o evento, prepare um email para enviar aos participantes onde: repete o apelo à acção, fornece o link para a gravação dos eventos, outros recursos informativos e uma breve resposta com base nas perguntas recebidas durante o evento.
  15. Aplique inquéritos de satisfação – crie e aplique-os logo a seguir ao evento, para receber o feedback dos participantes. Assim transmite uma imagem de profissionalismo e pode aproveitar para convidar os participantes a continuar em contacto consigo.

O documento completo pode ser descarregado aqui:

Organização de um Evento Online
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