Na Querer Além queremos o seu sucesso. Neste artigo, vamos partilhar consigo as etapas que deve seguir na organização de uma acção de formação, para que se torne no anfitrião de excelência que ambiciona.

Preparação da Formação:

1. Identificar os objectivos da formação

O primeiro passo na organização de um evento de formação é definir claramente quais os objectivos que se pretende atingir. Estes podem ser:

• Aprofundar os conhecimentos numa determinada matéria;
• Partilhar técnicas e ferramentas;
• Partilhar informação;
• Formação de equipas e criação de espírito de equipa.

2. Definir o nome e tema da formação

De seguida, deve decidir o tema principal da formação e o seu nome. O nome deve ser identificativo do tema e deve ser simples e claro. Alguns exemplos:

• Falar em Público – Apresentações com impacto
• Técnicas de Comunicação Empresarial
• Curso de Liderança e Motivação de Equipas

3. Identificar necessidades

Procure conhecer o perfil dos eventuais formandos para poder delinear um programa que seja adequado ao evento de formação em causa e permitir os melhores desempenhos e aproveitamento. Conhecer a sua plateia pode ajudar a utilizar casos práticos com os próprios formandos. Tente responder às seguintes questões:

• Quem são?
• Qual a área do seu negócio?
• Quais as principais dificuldades que sentem, no seu dia-a-dia?

4. Estabelecer o que o evento necessita para ser realizado

4.1 Tipo de evento:

• Formação Presencial
• Formação Online (E-Learning)
• Workshop – abordagem de um tema em concreto.
• Webinar – conferência online ou videoconferência.
• Formação Calendarizada – acções de formação calendarizadas.
• Formação à Medida – plano de formação à medida da empresa ou do(s) participante(s).
• Formação Certificada – conjunto de cursos destinados a participantes que pretendem obter certificações.

4.2 Duração do evento

Faça a previsão da extensão da formação:

• Acção de Formação: no máximo, 2 semanas (3 vezes por semana).
• Workshop: durante 1 dia.
• Webinar: no máximo, 1h e 30 minutos.

4.3 Data e hora do evento

Quando a formação ocorre no âmbito da actividade de uma empresa, marque uma data que não coincida com outros eventos, reuniões, congressos ou seminários cuja presença seja obrigatória (A nossa sugestão: consulte o website e as redes sociais da empresa para procurar descobrir o seu calendário de eventos). Não se esqueça também de definir um prazo relativo à inscrição dos interessados (recomendamos o prazo máximo de 2 dias antes da data da formação).

4.4 Número previsto de formandos

Para eventos online e físicos, a nossa sugestão é que o número máximo de formandos por sessão seja de 30 pessoas.

4.5 Conteúdos Programáticos

Definir quais os temas que serão abordados ao longo da sessão. São os módulos e objectivos que pretende atingir com a sua formação. Por exemplo (considerando que o tema da formação é “Falar em Público – Apresentações com impacto”):

• A gestão emocional: Como Combater e enfrentar o medo?
• Comunicação não verbal: dinamizar a expressão corporal.
• Como preparar, planear e desenvolver uma apresentação.
• Técnicas de Apresentação.
• Identificar e interagir com a audiência.

4.6 Métodos de avaliação

Antes de dar início a um evento de formação, deve definir os métodos de avaliação a ser aplicados. Procure ir avaliando os formandos em cada fase da acção, para poder perceber qual o seu grau de conhecimento e poder ir corrigindo ou implementando novos métodos de ensino para alcançar os seus objectivos.

Antes da Formação:

1. Recolher informações sobre os participantes

Recolha de dados pessoais dos participantes. Importantes para a inscrição na plataforma SIGO e para o acompanhamento pós-formação.

• Nome
• Data de Nascimento
• Documento de Identificação
• Número do Documento de Identificação
• Data de Validade do Documento de Identificação
• NIF
• Morada
• Email
• Contacto telefónico

2. Inscrever os participantes na plataforma SIGO

3. Divulgar o evento de formação

3.1 Estabelecer os canais de divulgação

Tenha em conta o conteúdo do evento de formação, bem como o objectivo final. É importante que todos os possíveis participantes estejam devidamente informados sobre qual o programa da acção, o modo de participação e ainda o calendário previsto para poderem integrar o evento de formação.

• Redes Sociais (Facebook, Instagram e Linkedin)
• Website
• Imprensa (jornais, revistas e rádio)

3.2 Os prazos de divulgação devem ser:

• Online: cerca de 2 semanas antes da data de início da formação.
• Convites direcionados aos possíveis participantes: devem ser enviados com 10 a 8 dias de antecedência, dependendo da formalidade do evento.
• Confirmações dos participantes: recomenda-se que seja realizada até 2 dias antes do evento. Quando possível, telefonar para confirmar se o convidado irá participar.

4. Estratégia de Comunicação e Divulgação

A escolha das estratégias de comunicação irá depender dos objectivos e da amplitude da formação. Se os convidados já estiverem interessados e motivados a participar no evento, um simples convite será suficiente. Se for necessário mobilizar e motivar as pessoas a participar, é importante investir em acções de comunicação, que serão definidas de acordo com as características do público-alvo.

• Partilhar imagens e flyers online alusivos à formação, especialmente em grupos de interesses afins.
• Distribuir flyers na rua.
• Publicar notícias na imprensa.
• Contactar directamente (telefone ou email) possíveis interessados.

5. Preparar os elementos de Identidade Visual

Diz respeito ao conjunto de elementos que dão coesão ao todo, padronizando as cores, estilos de fontes, tipos de alinhamento, etc. Todos os elementos que utilizar devem estar em conformidade com a identidade visual da formação.

5.1 Flyers – com a programação do(s) dia(s). Algumas dicas:

• Deve ser claro em relação ao objectivo e ao público-alvo.
• O título deve ser impactante e chamar a atenção dos possíveis formandos.
• Utilizar imagens.
• Não usar frases excessivamente longas.
• Cuidado com o uso de cores, devem estar alinhadas com a mensagem que deseja passar.
• Manter o layout simples para o leitor não perder o foco no que realmente interessa.

5.2 Apresentações (Powerpoints, CANVA, PREZI, etc.) – adaptadas ao tema da palestra. Algumas dicas:

• A apresentação deve ser consistente do início ao fim.
• Os elementos recorrentes (como logótipos ou cabeçalhos) devem estar sempre na mesma posição e com o mesmo tamanho em todos os slides.
• Opte por escolher uma palete de cores e usar diferentes tons dessa mesma palete.
• Menos é mais – em termos de texto e tópicos nos seus slides, pode ter mais impacto se utilizar apenas uma palavra ou frase.
• Utilizar fotografias – são uma forma excelente de apoiar a sua história sem distrair demasiado a audiência.

5.3 Certificado de Participação – para entregar aos participantes. Os principais dados que devem constar num certificado de formação são:

• Título/assunto
• Carga horária
• Data do evento
• Conteúdos programáticos
• Avaliação (facultativo)
• Assinatura do palestrante/responsável

5.4 Formulário de Feedback (Google Forms, Qualtrics, SurveyMonkey, etc.) – a opinião dos seus formandos deve ser tida em conta. Algumas dicas para construir um questionário:

• O ideal são poucas perguntas.
• As questões utilizadas podem ser: resposta única; resposta múltipla; perguntas abertas; perguntas de escala.
• Evitar erros gramaticais.
• Explicar termos técnicos que possam estar presentes no questionário.

6. Programação

Estabelecer a programação da formação, inclusive os horários ou dias previstos para cada acção de formação e as várias temáticas e actividades a realizar em cada.

• Elaborar uma listagem detalhada de todas as sessões e actividades a realizar durante a formação;
• Criar um cronograma do(s) dia(s) em que especifique, por horários, a sequência dessas actividades.
• Por exemplo:

7. Execução

Detalhar as actividades que deverão decorrer antes, durante e após o evento. A ferramenta mais utilizada para fazer o registo e o controlo geral da execução do evento é o cronograma de actividades, que guia e operacionaliza o projecto ao indicar as ações, os prazos e os responsáveis por cada tarefa. Já a checklist é um instrumento bastante útil para prever o detalhe das ações e dos materiais necessários em cada actividade (exemplo em Excel).

8. Orçamento

Levantamento da verba necessária para a formação. Para fins de controlo, deve ser elaborado, mensalmente, um cronograma financeiro do evento, de modo a acompanhar os custos e o reembolso de recursos

9. Monitorização e Controlo

Acompanhamento das acções, prazos e orçamentos previstos para verificar se tudo está a ser cumprido como planeado ou se há necessidade de reorientar e adaptar o projecto.

Durante a Formação:

1. Receber os participantes

• Ser cordial – agradecer a participação dos participantes e mostrar disponibilidade para ajudar e esclarecer dúvidas durante a sessão.
• Apresentação – traje formal e confortável; uso de cores quentes como o amarelo ou o laranja, que transmitem sensações de energia e espírito positivo; unhas arranjadas; maquilhagem minimalista e polida (mulheres).
• Ter atenção à expressão não verbal utilizada. (Ver abaixo):

2. Controlar as presenças

Conforme os participantes vão entrando na sessão deve ter uma tabela de controlo de faltas.

3. Definir a estratégia de comunicação no decorrer do evento de formação

Não esquecer que é importante incentivar a troca de ideias e experiências, bem como a participação e o debate dos formandos. Tal irá contribuir para uma melhor aprendizagem e permitirá novas valências.

• Durante a apresentação, fazer questões aos participantes
• Reservar momentos para eventuais dúvidas dos participantes.
• Utilizar casos práticos.

4. Gravar a Formação

Posteriormente, pode ser utilizada para divulgar nas suas redes sociais e/ou partilhar com os participantes. Mas cuidado com os direitos de imagem, não se esqueça de pedir as devidas autorizações.

5. Estar disponível para esclarecer dúvidas

É importante o formador estar disponível para esclarecer eventuais dúvidas dos participantes. Pode optar por esclarecer dúvidas durante a apresentação ou partilhar os seus contactos (preferencialmente o email) para que os formandos possam contactá-lo).

Depois da Formação:

1. Agradecer

A todos os participantes. Sugerimos enviar um email de agradecimento aos intervenientes e adicionar os seus contactos.

2. Partilhar os materiais utilizados

Partilhar com os participantes o PowerPoint que utilizou durante a apresentação e outros materiais que considere relevantes.

3. Divulgar

Feita através da compilação e preparação de notícias gerais sobre o decorrer do evento, os seus resultados e objectivos alcançados, a divulgar aos media; publicações nas redes sociais com fotografias e vídeos captados durante o evento.

4. Obter feedback dos formandos

Geralmente em acções de formação é importante perceber o grau de satisfação dos formandos. Dê-lhes a oportunidade de fazerem a avaliação da qualidade do evento de formação e dos formadores. Pode perguntar directamente ou elaborar um pequeno formulário de feedback.

5. Avaliar os Formandos

Através de um teste, questionário ou apresentação deve proceder à avaliação dos seus formandos.

6. Registar a conclusão da acção de formação na plataforma SIGO

Após concluir a acção de formação deve encerrar a mesma na plataforma SIGO.

7. Emitir e extrair o certificado de participação

Depois, por cada formando que conclua a formação com sucesso, deve emitir o respectivo certificado de participação. A plataforma SIGO disponibiliza um certificado por cada formando.

8. Entregar os certificados de participação

No final da formação, entregue a cada participante um certificado de participação na formação.

O documento completo pode ser descarregado aqui:

Imagem de Gerd Altmann por Pixabay.